Des réunions à distance agiles et efficaces avec le Lean Coffee

Dans le contexte professionnel actuel, nous sommes principalement amenés à animer des réunions à distance avec les outils de visio. Alors que ces réunions s’enchaînent, nous souhaitons y trouver plus d’efficacité, tout en permettant l’expression libre des idées. Le Lean coffee, ou café des idées, est un format de réunion qui s’inspire de la « pause-café », mais qui se réalise dans un cadre structuré pour optimiser les discussions, mais sans ordre du jour précis initialement. C’est un rendez-vous au cours duquel les participants échangent sur un thème non défini à l’avance, et choisi démocratiquement.

L’origine du Lean Coffee

Le premier Lean Coffee a été organisé à Seattle en 2009 à l’initiative de Jim Benson et Jeremy Lightsmith sous la forme d’un Kanban personnel et collectif.

On désigne par tableau Kanban, un tableau avec plusieurs colonnes sur lesquelles les informations / sujets se déplacent sous forme de flux. Le Kanban est une méthode d’origine japonaise issue de la pratique du Lean mise en place chez Toyota à la fin des années 50. Le terme désigne d’ailleurs une « étiquette », sorte de fiche cartonnée qui était fixée sur les bacs et conteneurs de pièces dans une ligne d’assemblage. La méthode Kanban fait partie aujourd’hui des méthodes agiles appliquées dans la gestion de projets.

Réunions à distance ou en présentiel, dans quels cas utiliser le Lean Coffee ?

Dans le Lean Coffee, lors d’une réunion, l’objectif principal est véritablement d’échanger et que chacun apporte une valeur à l’intérêt de la conversation par son propre point de vue, sa propre vision du sujet. Il s’agit d’une animation assez conviviale où chacun peut apporter les sujets qu’il souhaite mettre à l’échange. Cette méthode permet aussi de :

• Faciliter l’émergence de sujets à traiter dans un collectif.
• Prioriser les sujets en collectif.
• Structurer un temps de travail collectif.

A l’origine utilisée avec un tableau ou paperboard, des post-its, des feutres et un timer, cette méthode est aujourd’hui parfaitement adaptée pour des réunions à distance. En effet, les tableaux blancs virtuels des applications de visio mais aussi les applications comme par exemple Trello et Klaxoon permettent de le réaliser très facilement en ligne.

Lean Coffee : mode d’emploi

1 – Présentation du café des idées / Lean Coffee

Création du tableau Kanban :

•             Les points à discuter (A faire)
•             Les points en discussion (En cours)
•             Les points dont nous avons discuté (Terminé)

2 – Proposition, pitch et priorisation des sujets

Chaque participant positionne un ou plusieurs post-its dans la 1^ère colonne.
Les participants réalisent ensuite le pitch de leurs sujets et votent pour déterminer l’ordre et la priorité des sujets.

3 – Échanges sur le sujet ayant obtenu le plus de votes

Celui-ci est positionné dans la colonne « en discussion » pour un premier temps à définir au préalable du Lean Coffee (ex : 8mn).

4 – A l’issu de ce temps, les participants votent à l’aide d’un vote Romain

• Une majorité de pouces vers le haut, et on continue pour un temps supplémentaire de 4mn.
• Une majorité de pouces vers le bas et on arrête avec ce sujet.
• Une majorité de pouces à l’horizontale et on continue sur un temps supplémentaire de 2mn.

5 – Une fois le sujet clos, il passe en colonne « discuté » avec des post-its

« actions associées » qui permettent éventuellement d’alimenter la suite à donner à ce sujet pour une prochaine réunion. Le cycle reprend en étape 3, avec le post-it prioritaire suivant que l’on place dans la colonne en discussion.

Les points n’ayant pas été traités peuvent faire l’objet d’une prochaine réunion. L’animateur fait la synthèse des points et des actions identifiés et formalise le plan d’action : qui engage quelle action pour la réunion suivante ?

Lire aussi l’infographie Comment animer des réunions collaboratives ?

Nos conseils et points d’attention

• Proposer suffisamment de sujets à partager au départ pour que l’exercice soit riche et productif.
• Veiller au timing et au respect des étapes pour garantir la réussite du Lean Coffee.
• Établir une coresponsabilité dans les règles du Lean Coffee.
• Accepter le principe du choix par le collectif et de la parole de chacun.

A vos Kanbans !